Tổng đài ảo của Tổng Đài AI là hệ thống tổng đài điện thoại chạy hoàn toàn trên nền tảng đám mây, không cần lắp đặt tổng đài cứng tại văn phòng. Doanh nghiệp gọi ra, nghe vào, định tuyến cuộc gọi qua IVR, ghi âm và xem báo cáo trên một giao diện web duy nhất - nhân viên làm việc ở bất kỳ đâu chỉ cần Internet.
Doanh nghiệp bạn đang muốn có một số hotline chuyên nghiệp, chia cuộc gọi cho nhiều nhân viên và quản lý được toàn bộ lịch sử cuộc gọi - nhưng ngại chi phí lắp đặt tổng đài cứng, kéo dây và bảo trì? Tổng đài ảo giải quyết đúng nỗi đau đó: bạn thuê dịch vụ theo tháng, kích hoạt trong ngày và mở rộng số máy nhánh chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Trang này giúp bạn nắm nhanh tổng đài ảo làm được gì, bảng tính năng đầy đủ, so sánh trực diện với tổng đài truyền thống, gói giá tham khảo và cách dùng thử.
Nếu bạn mới tìm hiểu khái niệm, hãy đọc bài nền tảng tổng đài ảo là gì trước. Trang này tập trung vào dịch vụ tổng đài ảo của Tổng Đài AI và cách triển khai thực tế cho doanh nghiệp.
Tổng đài ảo của Tổng Đài AI làm được gì?
Tổng đài ảo (còn gọi là cloud PBX) là tổng đài điện thoại được số hóa và đặt trên hạ tầng đám mây của nhà cung cấp. Thay vì một hộp tổng đài vật lý gắn trong phòng kỹ thuật, toàn bộ logic gọi điện - định tuyến, hàng đợi, ghi âm, báo cáo - chạy trên máy chủ của chúng tôi và bạn điều khiển qua giao diện web. Nhân viên nghe gọi bằng softphone trên máy tính, ứng dụng di động hoặc điện thoại IP, miễn là có kết nối Internet.
Các năng lực cốt lõi của nền tảng:
- Đầu số chuyên nghiệp: Gắn đầu số 1900/1800 hoặc số cố định, số di động làm hotline thống nhất cho cả công ty thay vì để khách gọi vào số cá nhân.
- Gọi ra và nghe vào trên web: Nhân viên bấm gọi, nhận cuộc, chuyển máy ngay trên trình duyệt - không cần đầu tư máy điện thoại bàn.
- IVR (lời chào và phím bấm tự động): Khách gọi vào nghe lời chào, bấm phím chọn phòng ban và được định tuyến đúng người, đúng nhóm.
- Hàng đợi và phân bổ cuộc gọi: Khi nhiều khách gọi cùng lúc, hệ thống xếp hàng đợi và chia cuộc gọi đều cho các tổng đài viên đang rảnh.
- Ghi âm và lưu nhật ký toàn bộ cuộc gọi: Mọi cuộc gọi đi - đến đều được ghi âm và lưu lịch sử, phục vụ đào tạo và đối soát chất lượng.
- Báo cáo thời gian thực: Theo dõi số cuộc gọi, tỷ lệ nhỡ, thời lượng trung bình theo thời gian thực để giám sát hiệu suất đội ngũ.
Nhờ chạy trên đám mây, bạn không phải lo nâng cấp phần cứng hay bảo trì - mọi cập nhật tính năng đều được đẩy tự động. Đây cũng là nền tảng để gắn thêm các lớp tự động hóa thông minh như callbot AI gọi tự động khi doanh nghiệp cần xử lý cuộc gọi ở quy mô lớn.
Bảng tính năng tổng đài ảo
Bảng dưới liệt kê các nhóm tính năng chính của phần mềm tổng đài ảo Tổng Đài AI và lợi ích thực tế với doanh nghiệp:
| Nhóm tính năng | Mô tả | Lợi ích cho doanh nghiệp |
|---|---|---|
| Quản lý đầu số & máy nhánh | Gắn đầu số 1900/1800, số cố định, di động; tạo nhiều máy nhánh (extension) cho từng nhân viên, phòng ban | Một hotline thống nhất, mở rộng số máy nhánh không giới hạn phần cứng |
| IVR thông minh | Lời chào tự động, menu phím bấm nhiều cấp, định tuyến theo phím chọn hoặc khung giờ | Khách tự đến đúng phòng ban, giảm thao tác chuyển máy thủ công |
| Hàng đợi & phân bổ cuộc gọi (ACD) | Xếp hàng đợi khi quá tải, chia cuộc gọi đều cho tổng đài viên rảnh theo luật phân bổ | Giảm tỷ lệ cuộc gọi nhỡ, cân tải đều cho cả đội |
| Ghi âm & nhật ký cuộc gọi | Ghi âm tự động mọi cuộc gọi đi - đến, lưu lịch sử số gọi, thời lượng, trạng thái | Phục vụ đào tạo, giải quyết khiếu nại, đối soát chất lượng |
| Báo cáo & giám sát thời gian thực | Bảng điều khiển theo dõi số cuộc, tỷ lệ bắt máy, thời lượng trung bình theo thời gian thực | Nắm hiệu suất đội ngũ tức thì, ra quyết định nhanh |
| Làm việc từ xa | Nghe gọi qua softphone trên trình duyệt, ứng dụng di động hoặc điện thoại IP, chỉ cần Internet | Nhân viên làm việc ở bất kỳ đâu, không phụ thuộc văn phòng |
| Tích hợp & tự động hóa | Kết nối CRM, hệ thống đơn hàng; gắn thêm callbot AI gọi tự động khi cần | Hiển thị thông tin khách khi có cuộc gọi, tự động hóa nghiệp vụ lặp lại |
Tổng đài ảo của chúng tôi xây trên nền tổng đài IP / cloud PBX, nên kế thừa toàn bộ ưu thế của công nghệ thoại qua Internet: chất lượng ổn định, dễ mở rộng và chi phí cuộc gọi nội bộ gần như bằng không.
So sánh tổng đài ảo và tổng đài truyền thống
Đây là câu hỏi mọi doanh nghiệp đều cân nhắc khi quyết định đầu tư. Tổng đài truyền thống (tổng đài analog/PBX cứng) đòi hỏi mua thiết bị, kéo dây, lắp đặt và bảo trì tại chỗ; còn tổng đài ảo chuyển toàn bộ lên đám mây và bán dưới dạng dịch vụ thuê bao. Bảng dưới so sánh trực diện hai mô hình để bạn quyết định:
| Tiêu chí | Tổng đài ảo (Cloud PBX) | Tổng đài truyền thống (PBX cứng) |
|---|---|---|
| Đầu tư ban đầu | Gần như bằng không, không mua thiết bị | Tốn kém: mua tổng đài, máy điện thoại, kéo dây |
| Thời gian triển khai | Kích hoạt trong ngày, cấu hình trên web | Vài ngày đến vài tuần lắp đặt, đi dây |
| Mở rộng số máy nhánh | Thêm bằng vài cú nhấp chuột, không giới hạn phần cứng | Phải mua thêm cổng, thiết bị, kỹ thuật viên |
| Làm việc từ xa | Nghe gọi ở bất kỳ đâu có Internet | Cố định theo vị trí lắp đặt |
| Bảo trì & nâng cấp | Nhà cung cấp lo, cập nhật tự động | Tự bảo trì, thuê kỹ thuật khi hỏng hóc |
| Ghi âm, báo cáo, IVR | Có sẵn trên giao diện web | Thường phải mua thêm module hoặc không có |
| Chi phí vận hành | Thuê bao theo tháng, minh bạch theo nhu cầu | Chi phí điện, bảo trì, sửa chữa khó dự đoán |
Với phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ, tổng đài ảo là lựa chọn tối ưu vì cắt được chi phí đầu tư ban đầu và độ linh hoạt cao. Tổng đài cứng chỉ còn phù hợp với một số trường hợp đặc thù cần hạ tầng nội bộ riêng biệt. Muốn đặt tổng đài ảo của chúng tôi cạnh các nhà cung cấp khác trên thị trường? Xem bảng so sánh nền tảng tổng đài AI để có cái nhìn khách quan.
Bảng giá tổng đài ảo
Chi phí tổng đài ảo gồm phí thuê bao nền tảng, phí thuê đầu số và phí cước cuộc gọi theo phút. Vì quy mô và nghiệp vụ mỗi doanh nghiệp rất khác nhau, Tổng Đài AI áp dụng mức giá linh hoạt theo nhu cầu thay vì con số cố định. Dưới đây là định hướng các gói:
| Gói | Phù hợp với | Bao gồm | Chi phí |
|---|---|---|---|
| Dùng thử | Doanh nghiệp muốn trải nghiệm giao diện và chạy thử hotline nhỏ | Tài khoản trải nghiệm, vài máy nhánh, số phút gọi giới hạn | Liên hệ |
| Tiêu chuẩn | Doanh nghiệp vừa và nhỏ cần hotline, IVR và ghi âm ổn định | Đầu số, nhiều máy nhánh, IVR, hàng đợi, ghi âm, báo cáo cơ bản | Linh hoạt theo nhu cầu |
| Doanh nghiệp | Quy mô lớn, cần tích hợp CRM và tùy biến sâu | Tích hợp CRM/đơn hàng, callbot AI, hỗ trợ riêng, SLA cam kết | Liên hệ báo giá |
Để nhận báo giá đúng theo số máy nhánh, đầu số và khối lượng cuộc gọi của bạn, hãy xem bảng giá chi tiết hoặc đăng ký dùng thử để đội ngũ tư vấn liên hệ. Chúng tôi không áp dụng một con số cố định cho mọi khách hàng vì như vậy sẽ không tối ưu chi phí cho bạn.
Câu hỏi thường gặp về tổng đài ảo
Tổng đài ảo là gì? Tổng đài ảo là hệ thống tổng đài điện thoại chạy trên nền tảng đám mây thay vì lắp đặt thiết bị cứng tại văn phòng. Doanh nghiệp gọi ra, nghe vào, định tuyến cuộc gọi qua IVR, ghi âm và xem báo cáo trên một giao diện web. Nhân viên làm việc ở bất kỳ đâu chỉ cần kết nối Internet.
Tổng đài ảo giá bao nhiêu? Chi phí gồm phí thuê bao nền tảng, phí thuê đầu số và cước cuộc gọi theo phút. Mức giá linh hoạt theo số máy nhánh và nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp, không có một con số cố định. Hãy liên hệ để nhận báo giá phù hợp với quy mô của bạn.
Tổng đài ảo có cần lắp đặt phần cứng không? Không. Đây chính là ưu điểm lớn nhất so với tổng đài truyền thống. Bạn không phải mua tổng đài cứng hay kéo dây - chỉ cần thiết bị có Internet (máy tính, điện thoại) là nghe gọi được. Hệ thống thường kích hoạt và dùng được ngay trong ngày.
Tổng đài ảo khác gì tổng đài truyền thống? Tổng đài truyền thống cần mua thiết bị, lắp đặt và bảo trì tại chỗ; tổng đài ảo chạy trên đám mây dưới dạng dịch vụ thuê bao. Tổng đài ảo gần như không tốn đầu tư ban đầu, mở rộng máy nhánh dễ dàng, hỗ trợ làm việc từ xa và nhà cung cấp lo phần bảo trì, nâng cấp.
Tổng đài ảo có ghi âm và báo cáo cuộc gọi không? Có. Mọi cuộc gọi đi và đến đều được ghi âm tự động và lưu nhật ký đầy đủ. Bạn theo dõi số cuộc gọi, tỷ lệ bắt máy, thời lượng trung bình theo thời gian thực trên bảng điều khiển, phục vụ giám sát hiệu suất, đào tạo và đối soát chất lượng.
Bắt đầu với tổng đài ảo
Nếu doanh nghiệp bạn muốn một hotline chuyên nghiệp, chia cuộc gọi cho nhiều nhân viên, ghi âm và báo cáo đầy đủ mà không tốn chi phí lắp đặt tổng đài cứng - tổng đài ảo của Tổng Đài AI là lựa chọn phù hợp. Hệ thống kích hoạt nhanh, mở rộng linh hoạt và hỗ trợ làm việc từ xa.
Đăng ký dùng thử miễn phí ngay hôm nay để trải nghiệm giao diện quản lý cuộc gọi và nhận tư vấn cấu hình hotline phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Sẵn sàng dùng thử Tổng Đài AI?
Đăng ký miễn phí và trải nghiệm tổng đài AI cho doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay.
Đăng ký miễn phí